Cześć, dzisiaj o tym jak się przygotować, żeby od samego początku współpraca z wirtualną asystentką przebiegła lekko, przyjemnie i efektywnie.
Kim jest Wirtualna Asystentka?
Wirtualna asystentka to profesjonalistka, która zdalnie wspiera Twoją działalność w różnych obszarach, takich jak zarządzanie kalendarzem, obsługa klienta, administracja, copywriting, kwestie techniczne, reaserch i wiele innych. Dzięki jej pomocy możesz skupić się na kluczowych aspektach swojego biznesu. Wiesz to zapewne, jeśli tutaj jesteś. Argumenty „po co Ci wirtualna asystentka?” znajdziesz w artykule „Po co Ci Wirtualna Asystentka? #pococito”.
Jak zacząć, żeby było dobrze i sprawnie?
- Określ swoje potrzeby
Zanim zaczniesz szukać wirtualnej asystentki, zastanów się, jakie zadania chciałabyś / chciałbyś jej powierzyć. Zrób listę obowiązków, które chcesz delegować, i określ priorytety. To pomoże Ci znaleźć odpowiednią osobę, która ma doświadczenie w tych obszarach. Wybranej asystentce opowiedz o swoich potrzebach — być może znajdziecie dodatkowe pola do współpracy? Jeśli natomiast masz do zaopiekowania zadania, których asystentka nie ma w ofercie — możesz zlecić jej poszukanie odpowiedniego specjalisty. - Określcie wspólnie zasady współpracy
Jasne określenie zasad współpracy to podstawa udanej relacji. Warto omówić oczekiwania dotyczące godzin pracy, dostępności, komunikacji, raportowania postępów, narzędzi, jakich będziecie używać i wynagrodzenia. Ustal preferowany sposób kontaktu (e-mail, telefon, komunikatory) i częstotliwość raportów. - Daj się poznać
Nawet najlepsza i najbardziej doświadczona asystentka nie będzie w stanie Ci pomóc, jeśli nie znajdziesz czasu na rozmowę o Twoim biznesie. Twoich klientach, potrzebach, oczekiwaniach, problemach czy bolączkach. Nie ogarnie Twoich zdań, jeśli nie znajdziesz czasu, by jej o nich opowiedzieć i jeśli nie dasz jej dostępu do niezbędnych narzędzi koniecznych do realizacji tych zadań. - Rozpocznij z małymi zadaniami
Na początku współpracy zacznij od przekazywania prostych, mniej skomplikowanych zadań. To pozwoli zarówno Tobie, jak i asystentce, na wzajemne poznanie się i dostosowanie stylu pracy. Stopniowo zwiększaj zakres zadań i stopień wtajemniczenia, w miarę jak buduje się zaufanie między Wami. - Komunikuj się i dawaj feedback, jeśli to możliwe
Współpraca z wirtualną asystentką będzie zdecydowanie łatwiejsza, kiedy postawicie w niej na otwartą i sprawną komunikację. Sprawdzaj postępy, udzielaj feedbacku i omawiaj ewentualne zmiany i problemy. Dzięki temu unikniesz nieporozumień i zbudujesz relacje opartą o szczerość i zaufanie. - Zrozum styl pracy Twojej asystentki
Wirtualne Asystentki to najczęściej świetnie zorganizowane osoby, dbające o swoją produktywność i efektywne działanie. Wiele z nich pracuje dla kilku klientów, dlatego swoją pracę skrupulatnie planują i trzymają się planu. Jako profesjonalistki często nie mogą pozwolić sobie na większe odstępstwa od harmonogramu. Straciłaby na tym jakość ich pracy, a nie o to chodzi, prawda? Zlecanie pilnych zadań — do zrobienia na już, w tej chwili — może być dość problematyczne, jeśli nie byłyście umówione na realizację Twoich zadań w tym określonym czasie. Z jednej strony asystentka nie będzie chciała Cię rozczarować i zostawić na lodzie. Z drugiej nie może pozwolić sobie na zaniedbanie innych zobowiązań. Oczywiście zawsze warto zapytać (najlepiej bez wywierania presji) — a nuż ma wolne przebiegi i ucieszy się z zapełnienia luki w kalendarzu.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o współpracy z wirtualną asystentką, zapraszam do kontaktu.
